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AppSo 2016-8-10 13:11

做了时间管理还是瞎忙,你的哪一步没做好? | 领客专栏 · 電腦玩物

之前到高雄的青年职涯发展中心,分享我最近常常讲的一个主题:「云端时代的时间管理方法」,因为主办单位提到希望有实际操作方面的练习,所以我特别在开场设计了一个「时间管理测试活动」。

测试什么?

  • 检查自己的时间管理方法与系统有没有不足之处?
  • 检查自己的时间管理工具有没有需要增加?减少?重新规划?
  • 找出低效率可能的病症原因

当然,说是测试,就是要提供一套「具体的检查步骤」,让大家可以自我反思,尤其当你觉得自己似乎常常有以下「症状」时:

  • 做事情总是漏东漏西
  • 被太多杂事搞得心烦意乱
  • 处理任务与项目的效率无法持续进步
  • 面对不够的时间经常充满压力
  • 忙碌了一天却觉得自我价值没有提升

那么这时候,下面的时间管理测试流程,或许可以给你对症下药。

这套自我测试步骤,我也还在持续地修正与最佳化中,但那天学员反应还不错,事后给我反馈:「今天学到新观念, 建立时间管理反馈系统」、「一直以来时间利用观念作很大的翻转」。所以我决定先把目前为止设计的阶段,提供给电脑玩物的读者们参考,也欢迎讨论,让我可以做修正。

我为这个测试流程画了一张思维导图(点击可放大),有兴趣的朋友可以参考:「如何挑选时间管理工具?

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第一步:列出目前的时间管理方法

我们平常都在时间管理,但却从来没有想过:「我到底是怎么管理的?」就好像吃饭的人通常不会想到自己是怎么吃饭的,但我们没想到的是:

说不定改善「吃饭的步骤与动作」,就是强化健康的关键。

时间管理也是,我们日常生活不断被时间追着跑,自然而然需要管理,需要列出行程,需要记住自己要做哪些任务。但「自然而然」的时候问题最大,或许正是因为你少了某个步骤?或是因为你某个动作其实是适得其反?所以你的时间管理反而制造焦虑。

所以读者们也可以试试看,第一步,真心诚意,不用造假,列出你目前真正的时间管理流程,以及你在用哪些工具来管理任务与行程

第二步:时间管理流程的四个必要步骤

我利用项目管理中的「WBS 概念(工作分解结构)」,将「时间管理」这件事分解成四个必要的元件,但是彼此不重复,组合在一起才构成全面性的时间管理流程,这样我们就能检查自己的方法与工具有没有做好对应,如果没有,那可能就是问题所在。

这四个不重复,但必要,且环环相扣的时间管理步骤是:

1. 杂事收集箱

时间管理的第一个步骤是:如何收集不断出现的新杂事?新任务?新计划?新想法?

时间管理面对的其实不是时间,也不只是面对工作上的任务,而是面对整个人生所有「想做或要做的事情」。而时间管理就是「把想做或要做的事情放入时间之流中依序完成」。

那么第一个必要环节,就是我们怎么收集人生中所有想做与要做的事情?让这些事情不会忘记,让这些事情有机会实现?

2. 进度时程表

收集了想做与要做的事情后,这些任务要排上什么日程,我有没有办法将大任务变成一个个项目(无论是工作上的或生活中的),然后有一个工具或方法可以让我计算出这些项目的进度表,告诉自己应该如何依序完成,并且在来不及完成时也知道如何调用时间。

这个进度时程表就好像是为不断流动的时间之河做出一道水坝,可以具体地拦住时间之水,适时分配灌溉到不同需要的田地上。

虽然我们知道躁动的时间之河不可能完全听我指挥,但还是需要有一个进度时程表,才能「以计划应万变」。

3. 待办行动清单

在进度时程表之外,为什么还需要一个「待办行动清单」?就好像我知道什么时间水坝要释出多少水量来灌溉农田,但实际操作放水的过程需不需要一份操作步骤表,以免自己漏掉哪个步骤,结果导致机器出错呢?

时间管理上也是,我知道下个礼拜五要完成一份 PPT,我知道下礼拜一到礼拜四是我的准备 PPT 的时间,那么这段时间里我需要什么操作步骤?这个操作步骤有没有办法让我更好的完成任务?于是这时候我就要列出一份准备演讲报告的行动清单。

「我有五天可以完成任务」,那么「在这五天里面我可以做什么?」,前者是进度时程表,后者是待办行动清单,我们必须同时具备这两个时间管理方法与工具。

如果漏掉进度时程表,我们就会搞不清楚到底还有多少时间可以被利用。但一般人通常都很会做进度时程表,因为这看似是最简单的,好像只要把每个任务截止日填上就好,当然,实情并非如此。

而如果漏掉待办行动清单,我们就很容易看着五天后的截止日,却什么都做不了,什么也不想做。一份「好的待办行动清单」,可以让我们更想做任务,更有效率的完成任务。

反之一份「不好的待办清单」足以让任务失败,所以很多时间管理的方法与工具其实都是围绕在「待办行动清单」这一点上。

4. 回顾反省系统

最后,当项目的截止日到了,当行动清单上的任务一一勾选完成了,这时候过期的已完成任务是不是就从此尘封或丢弃了呢?但我的经验告诉我,一个项目的时间管理过程是值得被保留下来的

当有一个方法或工具可以保留时间管理的过程,那么以后就能随时回顾反省,或许是找出错误发生的转折点,或许是经过许久之后遇到类似项目,可以从上一次项目的排程行动过程直接复制并改进。

于是,完成第四个环节后,就会回头接上第一个步骤,经过累积与反省的经验,下一次从收集杂事,排程进度到列出行动的过程,就会越来越准确专业且高效率。

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第三步:时间管理方法与工具的自我测试

有了一份我们目前的时间管理方法清单,了解上面四个必要的时间管理环节后,我们就能把两个对应,尝试做下面的检查。

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1. 我的时间管理方法有没有少了哪个环节?

通常一般人都会具备「进度排程表」,可能就是写在你的行程表上。

所以我们要检查看看,自己有没有具备可以满足「待办行动清单」的工具,在列出某个任务何时需要完成后,有没有一个方法把完成任务需要的「每一个步骤列出来」,让自己可以照着一一完成。如果没有「待办行动清单」,或是如果你把这个清单「放在自己脑袋里」,那么一旦任务多起来,就会手忙脚乱,忘东漏西。

接着,更多人可能忽略的是「杂事收集箱」「回顾反省系统」

如果没有「杂事收集箱」,那么很多将做未做,还有以后才要做的任务你不知道要摆哪里,而且在杂事越来越多的这个时代,你必须严格区分杂事与任务,才能让自己更加专注在任务进度上。但是,也不要忘了未来要处理的杂事。

如果没有「回顾反省系统」,那么时间管理过程中最宝贵的「经验」,以及时间管理完成任务过程中产生的「心理价值」,你要如何保留呢?而这些东西如果随着待办清单的结束而消失,要如何反省自己的缺点,改进步骤,提供下一次类似项目来使用?

一个简单的例子,我常常在收到一件杂事时(例如邀请我准备一场新演讲),我就从回顾反省系统中找出上一次的演讲准备流程,直接套用,并且查看上一次的缺点,修改这一次的进度时程与待办清单。

这样是不是才是「真正的」让时间发挥最大价值的管理呢?也就是:让过去的时间也能在未来的时间里发挥价值

2. 每个步骤是不是可以只用 1-2 个工具统一管理?

知道自己缺少什么环节后,还不急着赶快补充工具,因为工具太多也不是好事。

接下来我们可以用这四个时间管理步骤来思考:

我可不可以每个步骤只用一种工具来管理?这就是如何简化与聚焦时间管理系统的最好切入点。

在现在这个工具太多的时代,我们可能遇到的另外一个难题就是「我的管理太分散了」。我的纸本手帐里有行程与计划,我的日历 app 中有会议,我的即时通里有老板交代的未完成任务,试问,这样的情况怎么把时间管理好?

那么应该如何简化与聚焦时间管理系统呢?就用这四个环节去想,每个环节可以使用不同工具,但最好一个环节只对应一种工具,这样就不会混乱,并且你就知道不同工具之间要如何衔接

例如在「杂事收集箱」里,仔细一想,杂事可能从电子邮件涌进来,可能从即时通交代,可能开会时被我写在纸本笔记上,可能有些只是存在我的脑袋里,这样就是太分散,就是一个环节有太多对应工具,于是我们就来想,可不可以统一在某个工具上呢?

例如你想要统一在纸本笔记上,那就要把邮件的、即时通讯软件的、脑袋里的杂事也第一时间转移记录到纸本笔记,你可以试试看「子弹笔记法」,这样就是一个时间管理环节对应一种工具。

第四步:我自己的时间管理测试结果

更进一步的,如果有一个工具可以同时对应两个以上的时间管理步骤,那么有可能会让你更聚焦,更好管理。

下面我就来分享我自己的时间管理测试结果:

杂事收集箱

我用 Evernote 统一收集来自四面八方的杂事,里面有一个「收集箱」的分类存放那些尚未排程与行动的杂事,也利用「!下一步」的标签加上需要时的时间提醒,去管理那些未来才要开始处理的杂事。

这部分可以延伸阅读:「琐碎任务的工作流重整:我如何用 Evernote 项目管理」。

进度时程表

我用 Google 日历结合「进攻型行事历」的规划方法,在 Google 日历画出我的进度表,画出我需要预约的时间使用区段,这样除了让我清楚时程外,也可以在安插未来时间时可以「适可而止」,避免明明没水了还过度的时间分配。

待办行动清单

用 Evernote 把相关的杂事统整成任务或项目,然后在笔记中列出必须一一完成的步骤,思考这些步骤有没有需要补充或删减的地方,然后让自己可以依靠这份行动清单去把最终任务完成。

回顾反省系统

在 Evernote 完成后的行动清单,以及执行过程中产生的各种心得或处理方式,自然都一一储存在 Evernote 里,于是 Evernote 就是最好的回顾反省系统了。

你的回顾反省系统,最好能沿用你的「进度时程表」或「待办行动清单」。所以换句话说,当选择「进度时程表」或「待办行动清单」工具时,除了考虑是否能安排日程外,我另外一个挑选的核心就是:它们有没有办法回顾与反省?(不只 Evernote 可以做到,像是 Trello 也可以身兼行动清单与反省系统。)

以上,就是我自己的「时间管理测试」与应用实例,当然,这个「时间管理的四大必要结构」其实还可以延伸到许多如何项目排程?如何实现任务?如何专注?等等细节,但这就不是本篇文章要讨论的范围了。

也希望遇到时间管理难题,想要重整自己时间管理方法的朋友,这个「时间管理测试」对大家有些帮助。

文章授权转自電腦玩物,原文链接:幫你的時間管理方法健檢,如何挑選時間管理工具?

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