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AppSo 9-05 20:30

加班不可怕,可怕的是你有这 9 个思维陷阱 | 领客专栏·電腦玩物

我之前常常在电脑玩物中提到,我回家后喜欢规划自己的「神圣时间」(可延伸参考:10 个真的可以被具体执行的时间管理技巧),让我每天有专注的时间可以写文章。我老婆总喜欢笑我说:「你又在加班了。」

加班不一定坏,工作、生活、人生目标之间是彼此融合的,很难用准时下班、不加班来清楚区隔工作与生活时间。甚至我觉得在现代职场,如果还在严格区分自己的工作与人生时间,可能不是好事,反而会让你工作不快乐,时间更混乱。

一个创业家为了自己喜爱的事业加班,一个作家为了自己钟爱的写作加班,当公司团队为了某个大家期待的项目加班,这并不一定都是坏事。

但是,如果你的加班不是因为你想把时间花费到对自己真正有产值的事情上,而是因为「你前面把时间浪费掉了」,所以最后不得不加班,那这就不是好事了。

我们真正要思考的,不是自己要不要加班,而是自己有没有「因为工作坏习惯而加班」。我自己也是上班族,对加不加班的议题更感同身受,下面就是我自己实际经验里,可能造成无意义加班的坏习惯。

坏习惯 1. 先做琐事

当然琐事也是工作流程里的一部分,也是需要处理的。但是如果让琐事把工作时间填满,而最后我们一定还是要把重要的事完成,那就只好加班继续完成重要的事了。 (延伸阅读:把琐事管理好?项目做到死也做不好

邮件、聊天软件里的新交代任务,项目里的行政流程等琐碎环节,虽然都是工作里的一部分,但是它们不一定是那么的紧急与重要,是「可以稍微延后一下」甚至「有些暂时不做」也没关系的事情。 (延伸阅读:找到拖延琐事的四个有效节奏

而每一天的工作时间有限,这些「可以不做」的事情就是最好的「不加班缓冲器」。

我今天先把重要的任务完成,如果不想加班了,那次要邮件留到明天处理也可以。但是反过来说,如果我都先把这些琐事做完了,剩下那些「不能延后」的重要任务,那不加班也不行。

坏习惯 2. 先做简单的事

类似的道理,当工作任务很多,我们通常喜欢先做简单的事。但最后留下困难的事情在今天所剩不多的时间里要完成,假如又有意外,那不加班也不可能了。

而且如果在早上时间最充裕时做简单的事,很有可能会慢斯条理地做,以为自己做了很多,但最后就发现下午剩下的时间不够把困难的事完成,剩下的时间也不够应变困难的意外。

这时候,应该是利用零碎空挡、最后时间去做简单的事(可参考:这 10 件事情,不如留到「零碎时间」再做更有效率!)。

或是利用困难工作之间的喘一口气时间去做简单的事。 (可参考:莫法特休息法,面对高压力工作的积极休息技巧

事情够简单,就可以加速完成,而且不容易有意外。所以最好是在最后有时间压力下去做,做起来轻松,而且又能迅速解决,即使下班前所剩时间不多,也能把简单的事一股脑的处理完。

坏习惯 3. 没有项目进度计划

但是为什么我们会先做不重要的琐事与简单的事呢?很有可能是因为你没有好的工作计划,所以当每天早上进入办公室时,其实你「并不知道」今天应该优先完成的重要事情是什么。

这种时候,我们就会不小心把时间先花在没价值的事情上。(延伸阅读:计划愈缜密,生活愈随兴)

是不是这样呢?如果是,那么就开始养成帮明天、下一个礼拜列出每一天项目进度计划的习惯吧!(可延伸阅读:我的子弹笔记法五个年终进化,做好 2017 时间管理准备

这样一来,每天一上班,看着计划就知道今天要执行的重要进度、困难工作有什么,而不会不自觉地跑去做琐事和简单的事。

坏习惯 4. 分心与无效时间太多

可能在我们没有发现的情况下,我们的工作时间被太多「分心与无效的时间」占用,而且自己没有感觉有这些「时间黑洞」。(延伸阅读:停止杀时间:用「优质时间」取代「虚无时间」

例如看个 Facebook、回个短信,可能 30 分钟不见了。原本只是看一篇需要的文章,却不自觉地多滑了几页。原本只是一个简单的确认短信,却不自觉地聊起了职场八卦。

当然,职场上适度的放松与交流也不是不对,但要对这样的「虚无时间」有警觉心,懂得适时把自己拉回需要「优质时间」的工作上。尤其当前面你有帮自己做好工作计划,知道自己今天要完成困难工作时。

坏习惯 5. 任务安排重叠又冲突

另一个因为坏习惯而加班的原因,是我们常常「很多工作堆在一起」,于是一天做不完,要用加班来完成。

但是为什么会「很多工作卡在一起」呢?当然也有可能是老板给你的工作量太大,但仔细想想,也很有可能是「我自己把所有工作排在同一天完成」。

如果我没有先为每一个重要任务做好时间排程,就很有可能不知道如何分配日期把任务循序处理好,于是有些重要任务「没有先做」,等到项目快要截止时,很多重要任务就会堆在一起,只好加班来完成(加上这时候还会有很多意外发生)。

另外就是我没有画好自己的「进攻型行事历」,导致我在答应任务时过于乐观,于是把会议、重要任务、关键进度堆在同一天完成,这其实归根究底,都是我自己任务排程重叠又冲突的问题,没有为自己的任务好好预留时间。

坏习惯 6. 把加班当作自己可以用的缓冲时间

另外一个「一定会让你加班」的习惯,就是在根本心态上把加班当成自己可以用的缓冲时间。

当你心中觉得如果今天做不完,晚上还能做,那你就一定会晚上才完成。当你心中觉得还有周末可以做,那你这个周末就一定会加班。

因为这样的心态,就会造成前面的工作选择时,先挑简单次要的做。就会造成前面工作安排时,答应或排入过多任务。于是最后就真的要加班了。

坏习惯 7. 想要全部做完

我在电脑玩物常常提到一个观念:

你可以做的事情,永远多于你可以做的时间。所以时间是一个选择与舍弃的系统,选择那些有价值的事,舍弃那些不重要的事。

本质上我们的事情是做不完的,也因此人才会不断保持行动,时间也才有意义,要不然所有事情都做完了,那人要行动什么呢?

但是我们在工作上很容易有一种「所有事情我都想做完」的想法,但这种想法会导致我们无法区分事情的轻重缓急,于是没有把时间投注到优质的事情上,而只是想要平均分配时间。

一旦想要平均分配时间,那么最后就会发现你要把所有时间都投注在工作上才能把事情做完了。

坏习惯 8. 没有下班后的目标

我们在做任务管理时,应该思考一个「完整的人」,而非一个「工作的人」。

意思是,你应该同时思考自己的家庭、兴趣、人生目标还完成你的工作规划,而不是只是思考公司里的工作规划而已。(可以延伸参考:用心智图法画出一年目标与行动,2017 年从这个视觉技巧开始)

如果只有公司里的工作规划,你没有帮自己安排其它的兴趣,其它想达成的事情,那么当然会感觉好像所有时间都可以用来加班。或是没有一个动力让你觉得「我要准时下班」,因为我下班后还有更重要的事情要去完成。

坏习惯 9. 用没有效率的方法工作

最后,当我需要加班时,我会思考「是不是自己工作方法、工作流程没有效率」,所以我在工作时会浪费很多时间在重复的步骤上,或是我解决某个问题时要花上比别人更多时间,还是说这个任务有没有更快更有效的解决办法。(可延伸阅读:用减法工作,每个人都能做到的减轻工作量秘诀

如果只是「习以为常」的工作,那以前要加班,之后也要加班。但是如果可以改变工作的方法,节省执行工作的流程,那时间就会空出来,就可以开始准时下班了。

以上,就是我自己实际工作经验里,体会到的加班坏习惯,与不加班的可能方法,提供大家参考。

文章授权转自「電腦玩物」,作者:esor huang

原文链接:http://www.playpcesor.com/2017/08/Overtime.html

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